知识库之前，先找清楚知识在哪里

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企业的经验不只在正式文档里。它可能分散在人脑、个人电脑、业务系统和不同部门的协作过程中。

业务在运转，关键判断未必被写下来

以制造企业处理一张订单为例，它可能涉及销售、技术、研发、生产、质控与售后。各家企业的具体分工不同，但业务能够完成，不代表其中的关键判断已经被归纳总结。

有些判断被写进参数表，有些由熟悉情况的人补上。企业拥有这种能力，与它已经能够清楚地解释和传递这种能力，并不是同一件事。

从一个任务追问需要哪些知识

与其一开始把所有文件收进去，我更愿意先选一项工作：完成它需要参考哪些材料，谁知道材料没有写清的部分，遇到例外时又由谁判断？

这样可以发现不同的缺口。有时是文档难找，有时是版本不清，有时则是重要条件从来没有记录。检索可以帮助找到已有内容，却不能自动补出从未明确过的业务规则。

整理资料，也要保留适用条件

一份过去用过的答案，未必适合现在的情况。整理经验时，我希望同时留下它来自什么场景、依赖哪些前提、还有什么没有确认。

这也是我在个人洞察整理中遇到的问题。只保留一句提炼后的结论，很容易把当时具体的判断变成普遍命题；回到原话，才能看见它原来的范围。

可复用的知识，需要让后来的人知道什么时候可以用，什么时候要再问。

技术方案跟着用途选择

我过去尝试过通过文件、标签和索引组织材料。这是一种工作方式的探索，不能由此推出它适合所有企业，或者其他检索方式没有价值。

对企业而言，更值得先说清楚的是：准备支持谁的哪项工作，材料能否被使用，谁负责更新，以及错误被发现后怎样修正。这些问题会影响知识库持续发挥作用的条件。